上司に一発OKがもらえる!ビジネス英語の招待状テンプレート集

ある朝、あなたは突然上司から
「会社で行う創立記念パーティーに外国人のお客様も招待したいんだけど、英語で招待状の文案を作成してもらえないだろうか。」と頼まれました。

しかし、このようなかしこまったイベントの招待状は作成したことがないあなたは、こう尋ねます。
あなた:「以前のパーティー用で英語の招待状を作成したことはありますか?あれば参考にしたいのですが。」
上司:「いやぁ、それがないんだよね。これまでは国内のお客様がほとんどだったので日本語のものしかないんだよ。これも我が社がグローバル化している証拠だな、はっはっはっ。まあ頼むよ、君、確か、TOEIC ( TOEIC(R) L&R TEST)のスコアもっていたよね!」
あなた:「かしこまりました。。。やってみます。」

こう答えるしかなかったあなたは内心「困ったわ。何かテンプレートみたいなものがあればいいのだけれど」とお思いのはずです。

そんなあなたのためにまとめたのが、この記事です。

この中では以下の5点についてご紹介しています。

1. 上から順番に並べると招待状ができあがる!英語の招待状に入れるべき5つの基本要素と定型表現
2. 英語の招待状のフォーマット(カード・レター・返信ハガキ):お客様感謝の夕べ
3. 5つのイベント別招待状のテンプレート(カード&レター)
  ・イベント(セミナー・講演会・新製品発表会など)の招待状の例:国際錦鯉展示会
  ・レセプションパーティー① 創立記念の例:創立10周年記念パーティー
  ・レセプションパーティー② 就任祝いの例:新しいCEOの就任を祝う祝宴
  ・レセプションパーティー③ 開店祝いの例:開店を祝う式典
  ・ゴルフコンペの例:ゴルフトーナメント
4. 原稿を書く時に押さえておきたい6つのポイント
5. これで上司から一発でOKがもらえる!招待状の印刷から発送までの流れ

ご紹介するテンプレートはMicrosoft Wordのファイル形式でご用意していますので、あなたが作成したい文に作り替えてご自由にお使いください。

この記事が英語で招待状を作りたい時のお役に立ち、あなたが会社で「英語の招待状を作成するならあなたに頼もう」と思ってもらえる存在になる日が近いうちに訪れることを願っています。

それではご一緒に見ていきましょう。

目次


1. 上から順番に並べると招待状ができあがる!英語の招待状に入れるべき5つの基本要素と定型表現

英語の招待状に入れるべき5つの基本要素と、それぞれの要素でよく使われている定型表現をご紹介します。この5つの要素を上から順番に並べるだけでカード・フォーマット(第2章参照)の英語の招待状はほぼ完成できてしまいます。これら5つの基本要素とは

①主催者
②本文
③日時
④場所
⑤返信の依頼 

のことです。それぞれの定型表現を一緒に見ていきましょう。

1-1 主催者

まず、冒頭にイベントの主催者として会社名・組織名を書きます。
あなたの会社の英文の正式名称を書きましょう。

ACT Corporation、ACT Co., Ltd、ACT Associationなど

1-2 本文

本文には、「あなたを招待しますよ」ということと、「そしてイベントはこんな内容ですよ」の2点を盛り込みます。「招待する」と「イベント内容」の英語表現はそれぞれ下記のようなものがあります。

「招待する」の英語表現例
・request(s) the pleasure of your company at(ご臨席賜りますようお願いいたします)
・request(s) the honor of your presence at(ご臨席賜りますようお願いいたします)
・cordially invite(s) you to attend(謹んでご招待いたします)
・You are cordially invited to(謹んでご招待いたします)
・It is our pleasure to invite you to([喜んで]ご招待いたします)
・We are pleased to invite you to([喜んで]ご招待いたします)
・would like to invite you to(ご招待いたします)

「イベント内容」の英語表現例
・the Annual General Meeting(年次総会)
・the Customer Appreciation Event(お客様感謝イベント)
・the grand opening of our new store(新店舗の開店祝い)
・a banquet to celebrate our thirtieth anniversary(創立30周年記念の祝宴)
・a reception in honor of Ms. Otani on the occasion of her retirement(大谷氏の退任記念式典)

1-3 日時

アメリカ式の日付は月、日、年の順、イギリス式は日、月、年の順で書きます。また下記のように日付や時間をスペルアウトする(アラビヤ数字ではなく、英字で書く)と、よりフォーマルな印象になります。日本語でも住所や日付、そして時間を漢数字で書くとフォーマルな印象になりますよね。それと同じ感覚です。

・日付や時間を数字で書いた例
(on) Tuesday, June 12 at 6:30 p.m. 6月12日(火) 午後6時30分(に)

・日付や時間をスペルアウトして書いた例
(on) Friday, May fifth from 7:00 to 8:30 p.m. 5月5日(金) 午後7時から午後8時30分まで
(on) Monday evening, July 10 at seven o’clock 7月10日(月) 7時
(on) Saturday, the fourteenth of August at half past six o’clock 8月14日(土) 6時半

1-4 場所

会場名と住所を書きます。住所は番地、町村、市、都道府県の順に書きましょう。

《例》
(at) the Hotel Corsetia
18-7 Soneda, Higashi-ku, Nagoya
ホテルコルセティヤ
名古屋市東区曽根田18-7

(at) the Harriott Resort Hotel
Crystal Ball Room
5-7-3 Seijo, Takarazuka, Hyogo
ハリオットリゾートホテル
クリスタルボールルーム
兵庫県宝塚市成城5-7-3

(at) Asahi Country Club
6-23-4 Nishio, Sapporo, Hokkaido
アサヒカントリークラブ
北海道札幌市西尾6-23-4

1-5 返信の依頼

文章の末尾に<RSVP>または<R.S.V.P.>、続けて期日や返信方法を書きます。<RSVP/R.S.V.P.>はフランス語の<Repondez, s’il vous plaît.>の略で「返信をお願いします」の意味です。<Please RSVP …>という書き方もあります。

《例》
• RSVP 3214-5678 by June 2
6月2日までに3214-5678へお電話ください

• Please RSVP by February 23. Card enclosed
2月23日までに同封の返信ハガキでお知らせください

• RSVP by Monday, 18 October to msanchez@rodriquez.com
10月18日(月)までにmsanchez@rodriquez.comへメールでご返信ください

• Please RSVP by 7 July to 5423-6789 or to newyork@moma.com
7月7日までに5423-6789までお電話いただくか、newyork@moma.comへEメールでご返信ください

• More information and reply form at http://www.mba.com/event
http://www.mba.com/eventに詳細と返信フォームがございますので、こちらからご回答ください


2. 英語の招待状のフォーマット(カード・フォーマット と レター・フォーマット):お客様感謝の夕べ

次に、英語の招待状のフォーマットについてご紹介します。英語の招待状には大きく分けて「カード」と「レター(手紙)」2つのフォーマット(形式)があります。それぞれのフォーマットを、「お客様感謝イベント」への招待状の例で見ていきましょう。そして、あなたの会社で行うイベントの招待状はどのフォーマットで作成するかを決めましょう。

2-1 カード・フォーマットの例

下記のように ①主催者、②本文+イベント名、③日時、④場所、⑤返信の依頼、を盛り込みます。

上記のワードデータはこちらClient Appreciation Night CARD

2-2 レター・フォーマットの例

代表的な2種類のレター・フォーマットをご紹介します。1つめは「フル・ブロック・スタイル」、2つめは「フル・インデント・スタイル」です。

フル・ブロック・スタイル
フル・ブロック・スタイルは、下記のように、ヘッダー(差出人情報)以外、すべての要素を左寄せで書くスタイルです。アメリカでよく使われています。

フル・インデント・スタイル
フル・インデント・スタイルは、フル・ブロック・スタイルの内容をフル・インデント・スタイルにしたものです。インデントとは字下げのことで、行頭に空白を設けて文字の開始位置を右にずらすことです。このスタイルは、イギリスで一般的なフォーマットです。

ACT Corporation
1-2-3 Futaba, Izumi-ku, Tokyo 100-2345
Tel: +81-(0)5-3276-1111

12 March, 20XX

Ms Patricia Wong
Director
Marketing Department
TCA Co., Ltd.

Subject: Invitation to Client Appreciation Night

Dear Ms Wong,

 It is our great pleasure to invite you to our Client Appreciation Night, scheduled for the 18 of April, 20XX at 7:00 p.m. at Morriat Park Hotel Tokyo. The event is specifically organized for our business partners and clients as a token of our appreciation.

 We would appreciate it if you could confirm your attendance by enclosed card by Wednesday, April 3.

 Thank you for your continued partnership with TAC Corporation. We look forward to seeing you at the event.

Sincerely,

<signature>

Inoue Shunji
Chief Executive Officer
ACT Corporation

(参考訳)フル・ブロック・スタイル、フル・インデント・スタイル共通

ACT 株式会社
100-2345東京都泉区二葉1-2-3
Tel: +81-(0)5-3276-1111

20XX年3月12日

TCA株式会社
マーケティング部
部長 Patricia Wong様

件名:お客様感謝の夕べへのご招待

Wong様

 モリアット・ガーデン・ホテル東京で20XX年4月18日午後7時に開催される「お客様感謝の夕べ」にお招きいたします。このイベントは、特に弊社の取引先やお客様への感謝のしるしとして開催するはこびとなりました。
 4月3日(水)までに、同封の返信ハガキで出欠をお知らせくださいますようお願い申し上げます。
 日頃のご懇情に感謝いたします。お越しを心よりお待ちしております。

敬具

<サイン>

ACT 株式会社
最高経営責任者
井上 俊二

レターフォーマットのワードファイル(英文のみ)はこちらClient Appreciation Night Letter

2-3 返信ハガキの例

同封する返信ハガキのサンプルです。出席欄(出・欠)のいずれかにチェックを入れていただき、差出人(相手)のお名前とご住所をご記入いただくものです。

返信ハガキのワードファイルはこちらhenshin-hagaki


3. 5つのイベント別招待状のテンプレート(カード&レター)

それでは、第2章でご紹介した「お客様感謝の夕べ」以外に、代表的な下記5つのイベントについて英語の招待状のサンプルをご紹介します。それぞれカード・フォーマットとレター・フォーマット(フル・ブロック・スタイル)の2種類を掲載しています。あなたの会社のイベントに合わせてカードかレターかをお選びいただき、内容をアレンジしてご自由にお使いください。

・展示会
・レセプションパーティー①(創立記念)
・レセプションパーティー②(就任祝い)
・レセプションパーティー③(開店祝い)
・ゴルフコンペ

3-1 イベント(セミナー・講演会・新製品発表会など)の招待状の例:国際錦鯉展示会

国際錦鯉展示会への招待状のサンプルです。カードは返信不要のシンプルタイプ、レターはTCA株式会社マーケティング部長のPatricia Wongさん宛です。

《カード》 

The Nishikigoi Association
would like to invite you to

The International Nishikigoi Exhibition

October 11 – 15, 20XX
10:00 – 17:00
The Forest Garden Hotel

(参考訳)

錦鯉協会は国際錦鯉展示会にあなたをご招待します

20XX年10月11~15日
10時~17時
フォレストガーデンホテル

*出欠の返信不要のシンプルな招待状です。

《レター》

The Nishikigoi Association
1-2-3 Futaba, Izumi-ku, Tokyo 100-2345
Tel: +81-(0)5-3276-1111

September 10, 20XX

Ms. Patricia Wong
Director
Marketing Department
TCA Co., Ltd.

Invitation to the International Nishikigoi Exhibition

Dear Ms. Wong,

We are pleased to invite you to attend the International Nishigoi Exhibition, which will be held for five days from 11th to 15th of October, 20XX at 10:00-17:00 at The Forest Garden Hotel.

The exhibition is organized for the benefit of our clients who wish to explore the beauty and charm of Nishikigoi. It is our great honor to have you as our guest.

For further information, please contact Ms. Sasaki Eri at exhibition@nishiki-assoc.jp, or call 08-9765-4321.

We would highly appreciate it if you could find time to be present on this occasion.

Sincerely,

Inoue Yuriko
Director
The Nishikigoi Association

(参考訳)

錦鯉協会
100-2345 東京都泉区二葉1-2-3
Tel: +81-(0)5-3276-1111

20XX年9月10日

TCA 株式会社
マーケティング部
部長 Patricia Wong様

国際錦鯉展示会へのご招待

Wong様

20XX年10月11日から15日の5日間、午前10時より午後5時にフォレストガーデンホテルで開催される国際錦鯉展示会にご招待いたします。

本イベントは、お客様に錦鯉の美と魅力に触れていただきたく企画したものです。ぜひご来場いただきたく存じます。

お問い合わせは、佐々木恵理あてEメールでexhibition@nishiki-assoc.jp、または08-9765-4321にご連絡ください。

ご多用中のことと存じますが、ご来場を心よりお待ちしております。

敬具

<サイン>

錦鯉協会 
理事長 井上百合子

国際錦鯉展示会への招待状ワードファイル(カード・レター 英文のみ)はこちらInternational Nishikigoi Exhibition

3-2 レセプションパーティー① 創立記念の例:創立10周年記念パーティー

会社(ヒロ・テクノロジーズ)の創立10周年記念パーティーへGBA株式会社のKashmir夫妻をご招待する招待状のサンプルです。

《カード》

Hiro Technologies
8-4-2 Ayabe, Chuo-ku, Fukuoka

Hiro Technologies
requests the pleasure of the company of

Mr. and Mrs. Kashmir

at a banquet to celebrate our tenth Anniversary
on Wednesday, July 24, 20XX at 18:30
at Palace Club
46-5 Kawai, Hakata-ku, Fukuoka

RSVP by June 15

(参考訳)

ヒロ・テクノロジーズ
福岡市中央区綾部8-4-2

ヒロ・テクノロジーズはKashmirご夫妻を
弊社創立10周年記念の祝宴にご招待します

20XX年7月24日(水)18時30分
パレスクラブ
福岡市博多区河合46-5

6月15日までに出欠をお知らせください

*相手の名前を明記するフォーマルな招待状です。この例のように、RSVPを左寄せにし、返信ハガキ同封を意味する<Card enclosed.>を省略する場合もあります。

《レター》

Hiro Technologies
8-4-2 Ayabe, Chuo-ku, Fukuoka

May 10, 20XX

Mr. and Mrs. Kashmir
GBA Co., Ltd.

Invitation to Tenth Anniversary Celebration

Dear Mr. and Mrs. Kashmir,

We at Hiro Technologies wish to express our sincere appreciation to our business partners and clients as we celebrate our tenth year in business. We could not have reached this far without the support from every one of you.

In recognition of this anniversary, we request the pleasure of your company at the banquet on Wednesday, July 24th at 6:30 p.m. to 8:30 p.m. at Palace Club. Kindly inform us of your attendance by June 15th by enclosed card.

On behalf of the company, it would be a pleasure to welcome you on July 24th.

Sincerely,

Uno Hiroshi
Chief Executive Officer
Hiro Technologies

(参考訳)

ヒロ・テクノロジーズ
福岡市中央区綾部8-4-2

20XX年5月10日

GBA株式会社
Kashmirご夫妻
創業10周年記念式典へのご招待

取引先各社ならびにお客様のご支援に心より感謝申し上げます。おかげさまで、ヒロ・テクノロジーズ社は創業10周年を迎えます。

この記念に、7月24日(水)午後6時30分から午後8時30分のパレスクラブにおける祝宴にご来臨賜りますようお願い申し上げます。6月15日までに同封の返信ハガキにて出欠をお知らせください。

社員一同、7月24日に皆様のお越しをお待ちしております。

敬具

<サイン>

ヒロ・テクノロジーズ
最高経営責任者 宇野 宏

創業10周年記念式典への招待状(カード・レター 英文のみ)ワードファイルはこちらInvitation 10th anniversary

3-3 レセプションパーティー② 就任祝いの例:新しいCEOの就任を祝う祝宴

会社(鈴木&パートナーズ社)に新しいCEO(最高経営責任者)が就任したことを祝う祝宴への招待状です。

《カード》

Suzuki & Partners
requests the honor of your presence
at a reception to celebrate
the appointment of new CEO, Kagawa Shota

Wednesday, November 7, 20XX
from 6:00 p.m. to 8:00 p.m.

Cornelius Hotel
8-15 Natsukicho, Yokohama, Kanagawa

Kindly RSVP by Friday, October 20
Card enclosed

(参考訳)

鈴木&パートナーズ社新CEO(最高経営責任者)賀川章大の就任を祝う祝宴にお招きいたします

20XX年11月7日(水)
午後6時から午後8時

コーネリアスホテル
横浜市夏木町8-15

10月20日(金)までに
同封の返信ハガキにて出欠をお知らせください

《レター》

Suzuki & Partners
1-2-3 Futaba, Izumi-ku, Yokohama, Kanagawa 200-2345
Tel: +81-(0)45-327-1111

September 10, 20XX

Ms. Patricia Wong
Director
Marketing Department
TCA Co., Ltd.

Dear Ms. Wong,

In honor of the appointment of Mr. Kagawa Shota as CEO of Suzuki & Partners, we have planned a banquet on the seventh of November. We request the honor of your presence for the banquet at Cornelius Hotel, 8-15 Natsukicho, Yokohama at 6:00 p.m. to 8:00 p.m. Please accept our invitation and confirm your attendance.

RSVP
Masaki Shimazu
Executive Office

*返信の依頼を、文中ではなく左下に左寄せでまとめた形式です。

(参考訳)

鈴木&パートナーズ社
200-2345 神奈川県横浜市泉区二葉1-2-3
Tel: +81-(0)45-327-1111

20XX年9月10日

TCA 株式会社
マーケティング部
部長 Patricia Wong様

Wong様

 賀川章大の鈴木&パートナーズ社CEO(最高経営責任者)就任を祝し、11月7日に祝宴を開催いたします。横浜市夏木町8-15のコーネリアスホテルにて、午後6時から午後8時に行われる祝宴にお招きいたしたく思います。ご臨席賜りますようお願い申し上げます。

役員室の島津正樹あてにご返信ください。

新CEO就任の祝宴への招待状のワードファイル(カード・レター 英文のみ)はこちらappointment of new CEO

3-4 レセプションパーティー③ 開店祝いの例:開店を祝う式典

会社(R&Dオートモティブ)の青山店の開店を祝う式典への招待状です。出欠の連絡をEメールでお願いするパターンです。

《カード》

R&D Automotive
invites you to join us as we celebrate our

Grand Opening
of our Aoyama location

Wednesday, February 17, 20XX
from 10:00 a.m. to 11:30 a.m.

R&D Automotive Aoyama
2-5-8 Aoyama, Minami-ku, Osaka

RSVP by Saturday, January 30
to corpevent@rdautomotive.co.jp

(参考訳)

R&Dオートモティブは
あなたを弊社の青山の開店を祝う式典に
ご招待します

20XX年2月17日(水)
午前10時から午前11時半

R&Dオートモティブ 青山店
大阪市南区青山2-5-8

1月30日(土)までに
corpevent@rdautomotive.co.jpあてに
出欠のご連絡をお願いします

 *返信をメールでお願いするパターンです。

《レター》

R&D Automotive Aoyama
2-5-8 Aoyama, Minami-ku, Osaka

January 10, 20XX

Ms. Patricia Wong
Director
Marketing Department
TCA Co., Ltd.

Invitation to Grand Opening Ceremony

Dear Ms. Wong,

R&D Automotive is proud to announce that our new showroom will open in Aoyama area in Osaka on February 17.

The grand opening ceremony takes place on February 17 at 10:00 a.m. to 11:30 a.m. at our new location at 2-5-8 Aoyama, Minami-ku, Osaka. We would be extremely grateful if you could be a part of our celebration. Please RSVP to corpevent@rdautomotive.co.jp by January 30.

We look forward to greeting you as our special guest.

Sincerely,

Osawa Mayu

Osawa Mayu
Manager
R&D Automotive Aoyama

(参考訳)

R&Dオートモティブ社 青山店
大阪市南区青山2-5-8

20XX年1月10日

TCA 株式会社
マーケティング部
部長 Patricia Wong様

開店記念式典へのご招待

Wong様

来る2月17日、R&Dオートモティブは、大阪市の青山エリアに新たなショールームをオープンします。

つきましては、2月17日午前10時より午前11時30分に、大阪市南区青山2-5-8の新店舗にて開店記念式典を開催します。お繰り合わせのうえご参加いただければ幸いです。1月30日までに、corpevent@rdautomotive.co.jpあてに出欠のご連絡をお願いします。

社員一同、お迎えするのを楽しみにしております。

敬具

<サイン>

R&Dオートモティブ 青山店
店長 大沢 真由

開店祝いへの招待状ワードファイル(カード・レター 英文のみ)はこちらGrand Opening

3-5 ゴルフコンペの例:ゴルフトーナメント

会社(IPSコンサルティング)が主催する第18回のゴルフコンペへの招待状です。カードでは、詳細の確認と出欠の連絡はWebサイトから、レターはEメールでお願いするパターンにしています。

《カード》

IPS Consulting
cordially invites you to attend our

18th IPS Golf Tournament

on Wednesday, November 7th, 20XX
at the Lion Woods Country Club
651 Midoricho, Tanabe, Nagano

Tournament will begin at 8:30 a.m.
Luncheon and awards ceremony to follow

More information and reply form at
http://www.ips.com/tournament

RSVP by Friday, October 26

(参考訳)

IPSコンサルティングはあなたを
第18回IPSゴルフトーナメント
に謹んでご招待します

20XX年11月7日(水)
ライオンウッズカントリークラブ
長野県田辺市緑町651

トーナメントは午前8時30分スタート
コンペ閉会後、昼食会と表彰式を
予定しております

詳細のご確認と出欠のご連絡は
http://www.ips.com/tournamentより
10月26日(金)までにお願いします

《レター》

IPS Consulting
1-2-3 Futaba, Izumi-ku, Tokyo 100-2345
Tel: +81-(0)5-3276-1111

October 1, 20XX

Ms. Patricia Wong
Director
Marketing Department
TCA Co., Ltd.

Invitation to 18th IPS Golf Tournament

Dear Ms. Wong,

All of us at IPS Consulting are grateful to our customers for their loyalty and support over the years. To show our appreciation, we would like to invite you to our upcoming 18th IPA Golf Tournament.

Where: Lion Woods Country Club
651 Midoricho, Tanabe, Nagano

When: Wednesday, November 7th, 20XX
Tee off at 8:30 a.m. | Please arrive by 8:00 a.m.

Luncheon will be served with awards ceremony to follow.

Please RSVP to tournament@ips.com by Friday, October 26. We sincerely hope you can join us.

Sincerely,

Inagaki Kenzo
President
IPS Consulting

*レターにイベント詳細を箇条書きにしたスタイルです。

(参考訳)

IPS コンサルティング
100-2345 東京都泉区二葉1-2-3
Tel: +81-(0)5-3276-1111

20XX年10月1日

TCA 株式会社
マーケティング部
部長Patricia Wong様

第18回IPSゴルフコンペご招待

Wong様

 平素は格別のご厚情を賜りお礼申し上げます。日頃のご愛顧への感謝のしるしとして、第18回IPSゴルフコンペにご招待いたします。

場所:ライオンウッズカントリークラブ
長野県田辺市緑町651

日時:20XX年11月7日(水)
午前8時30分開始 | 午前8時までにお越しください

 コンペ閉会後、昼食会と表彰式を予定しております。

 10月26日(金)までに、tournament@ips.comあてにご返信ください。ご参加を心よりお待ちしております。

敬具

<サイン>

IPSコンサルティング
代表取締役
稲垣 建造

ゴルフコンペへの招待状ワードファイル(カード・レター 英文のみ)はこちらGOLF Tournament


4. いよいよ原稿作成!レター・フォーマットの原稿を書く時に押さえておきたい6つのポイント

第3章の文例からあなたの会社のイベントへの招待状に使えそうなものは見つかりましたか。見つかったら、いよいよあなたの会社のイベントへの招待状の原稿の作成に取り掛かりましょう。その際、文例を加筆修正することになると思いますので、この章では、特に、レター・フォーマットの招待状を構成する要素のうち、「主催者」「受取人」「件名」「本文」「敬辞」「差出人」の6つについて押さえておいていただきたいポイントをご紹介します。

主催者
組織名、住所、連絡先の順に書きます。海外在住の方に招待状を送る場合、電話番号は国番号(日本は81)から書きましょう。メールアドレスやURLなどを追加してもよいでしょう。ロゴや組織名などがあらかじめ印刷された専用の便箋や用紙がある場合、①は不要です。

受取人
名前、役職、部署、組織名の順に書きます。個人あての招待状では③を省略し、⑤の敬辞をフルネームで書くとよいでしょう。

件名
省略することも多いですが、入れる場合は敬辞の前に入れます。2-2 国際錦鯉展示会の招待状の例のように<Subject: >に続けて書くこともできます。

敬辞
<Dear+敬称(Mr. / Ms. / Dr.など)+名字>が一般的です。相手の性別を明記しない場合は<Dear+フルネーム>で書きます。また、通常イギリス英語では、敬称に .(ピリオド)を用いません。
 ・アメリカ式 Dear Ms. Wong,
 ・イギリス式 Dear Ms Wong,

本文
レター・フォーマットでは、 ①「イベントの目的・特長」、②「返信の依頼」、③「相手に出席を促す1文」を添えると、より相手に来てほしいというあなたの会社の気持ちが伝わります。それぞれの文例をご紹介します。

①イベントの目的・特長を伝える文例
• It is a great opportunity to thank you for the splendid business partnership that both companies have enjoyed over the past 10 years.
過去10年におよぶご厚情(素晴らしいパートナーシップ)に感謝する重要な機会でございます

• This event will provide an opportunity for networking with more than 250 international biotech companies.本イベントは、250を超えるバイオテクノロジー関連会社との交流の場を提供します

• In honor of the appointment of Ms. Yano as CEO of Vista Corporation …
矢野氏のビスタ社CEO就任を祝って/称えて/敬意を表して

• In celebration of …
…を祝って

• In recognition of …
(…を称えて)

②レターの返信の依頼に添えたい文例
• Please RSVP no later than 28 November to 07-6543-2198.
出欠は07-6543-2198へ遅くとも11月28日までにお知らせください。

• Please send a RSVP by May 5 to event@cornelius.com.
出欠はevent@cornelius.com.へ5月5日までにお送りください。

• Please confirm your attendance by enclosed card by Tuesday, 23 April.
出欠は、同封のハガキにて4月23日(木)までにお知らせください。

• Kindly inform us of your attendance by August 30th by either via phone at 06-5432-1987 or e-mail at vanderbilt@ec.com
出欠を電話06-5432-1987またはeメールvanderbilt@ec.com にて4月30日までにお知らせください。

• We would appreciate it if you could confirm your attendance by enclosed card by Tuesday, August 18.
出欠を同封のハガキにて4月18日(火)までにお知らせいただけると幸いです。

③出席を促す1文の文例
• The honor of your presence is requested.
ご臨席賜りますようお願いいたします。

• We would highly appreciate it if you could find time to be present on this occasion.
この機会にご出席いただくお時間をお取りくださると幸いです。

• It would be a pleasure to welcome you on September 12th.
9月12日にお迎えするのを楽しみにしています。

• We look forward to seeing you at the event.
イベントでお目にかかるのを楽しみにしています。

• We would be very happy to see you at the venue.
会場でお目にかかるのを楽しみにしています。*venue = 会場

結辞
Sincerelyのほか、Respectfully、Faithfullyなども使われます。

差出人
名前、役職、部署、組織名の順で書きます。


5. これで上司から一発でOKがもらえる!招待状の印刷から発送までの流れ

ここまで英語の招待状の原稿を作成する時に活用していただきたい情報をご紹介してきましたが、きっとあなたの役割は招待状の原稿を作るだけではなく、印刷して発送するまで任されているのではないでしょうか。
そこで最後にこれで「上司に一発でOKがもらえる!招待状を発送するまでの流れ」についてご紹介します。

5-1 招待状の印刷から発送までの流れ

招待状を発送するまでの一般的な流れは以下のとおりです。

・送り先のリストを作成する
・招待状の印刷を依頼する会社を決める
・招待状のタイプ、カードにするかレターにするかを決める
・招待状のタイプに合わせ封筒の種類を決める(ダイヤ・カマス※など) ※下記参照
・印刷会社に発注  
・印刷会社と発送までのスケジュールの確認 ※結構、重要です。
・原稿を作成する
・デザインを決める(フォント・封緘(ふうかん)シール)
・オプション(地図を入れる・会社のロゴの印字・宛名印刷・封入依頼の有無・切手貼りも依頼するかなど)を決める
・印刷見本を校正して印刷原稿完成
・発送、お届け!

※ダイヤ貼とカマス貼
ダイヤ貼(ダイヤモンド貼)はフタが三角形の封筒で招待状などフォーマルなシーンでよく利用されています。カマス貼は封入口が広く、封入物の出し入れがしやすく、手作業でも自動封入機でも扱いやすいという特長があります。

発送日はイベントにもよりますが、相手の都合を考えて、遅くとも開催日から1か月以上前に届くように設定し、この日から逆算して各項目のスケジュールを立てることをお勧めします。

5-2 ところで招待状などのカードを製作する会社には、英文の文例はないの?

日本語でメッセージカードや電報を送った経験のある方の中には、カードを製作してくれる会社や電報の会社の文例をネットで検索して参考にした、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。もし、こうした会社が同じように英語の文例を持っていれば、その会社が持っている文例をもとに原稿を作成できれば、そのまま印刷まで頼めて楽なのに、と思ってしまいますよね。

調べてみると、結婚式の招待状や電報に関しては英文の例文を提供している日本国内のカード製作会社がいくつかありましたが、ビジネスのイベントの招待状に関して英語での文例を提供している国内のカード製作会社は今のところ見当たりませんでした。

そこで英語での招待状印刷についていくつかの国内のカードを印刷までしてくれる会社に文例の有無を問い合わせてみたところ、英語の招待状のテンプレートは持っておらず、原稿をいただければそのとおり印刷します。という回答でした。

米国など英語圏の国にあるカード製作会社には、英語の招待状の文例がもちろんですが、ありました。ただ、配達がその国の国内に限定されていて日本を含む海外への配達はしていないことと、それ以前に取り上げられているイベント例や、住所表示一つとっても日本との違いもあり、日本国内を会場とした会社のイベントの招待状にぴたっとくる文例がないなあ、だから加筆修正が難しいのではないかというのが筆者の感想です。

5-3 良い招待状を作ることと同じくらい大切なこと:上司へ報告と相談

会社で招待状の作成を依頼されるほどのあなたには釈迦に説法ではないかと思いましたが、念のため、5-1で紹介した流れで良い招待状を作成することと同じくらい大事なこと、それは依頼された上司への報告と相談、ということを最後にお伝えしたいと思います。

①事前の相談
まずは事前の相談です。作業をスタートする前に、5-1の項目順に進めようと考えていること、そして、それぞれの項目をいつまでに終える予定なのかを報告して承認を得ておきましょう。ここで上司から修正やアドバイスがある場合もあります。報告しないで進めてしまってあとからダメだしされてしまうとそれまでにかけた時間と労力がもったいないですからね。

②途中経過の報告
上司の承認を得て、スタートしてから、最終的に招待状を発送するまでおそらく数か月に及ぶことになると思いますから、定期的に、例えば週1回ミーティングがあるのであればそこで進捗報告をするとか、社内で偶然会った時にも一言、「順調に進んでいます」、とか「ちょっと○○が遅れています、でも○○して挽回できるので大丈夫です。」などの報告を欠かさないようにしましょう。「頼んだ招待状の作成はうまく進んでいるんだろうか」と上司に気をもませないことが大切です。

ここまですればきっと上司も納得のよい招待状が出来上がると思います。あなたが作成した招待状で、多くのお客様が会場にお越しになりイベントは大成功!となることを願っています。


6. まとめ

いかがでしたか?

今回は、ビジネスシーンで英語での招待状を作成する時にまず押さえておきたい「5つの基本要素と定型表現」をご紹介し、その後招待状の「カードとレター(フル・ブロック・スタイルとフル・インデント・スタイル)のフォーマット」を「お客様感謝の夕べ」の例でご案内しました。
続いてその他下記5つのイベントへの招待状のテンプレートをカードおよびレター形式でご紹介しました。
・展示会(国際錦鯉展示会)
・レセプションパーティー① 創立記念
・レセプションパーティー② 就任祝い
・レセプションパーティー③ 開店祝い
・ゴルフコンペ

そして、ご紹介したテンプレートを参考にあなたの会社のイベントへの招待状の原稿を作成する時に押さえておきたい6つのポイントについてご案内しました。

最後にこれで上司から一発でOKがもらえる!招待状の印刷から発送までの流れとして、招待状を印刷発送するまでの流れと上司への報告と相談が大切、というお話をさせていただきました。

この記事がお役に立ち、その結果あなたが作成した招待状が効果を発揮し、英語の招待状を作成するなら今度もあなたに任せたいとあなたの周りの皆が思ってくれる、そんな日が近い うちにやってくることを願っています。

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