ビジネス英語でのスマートな電話応対フレーズ集【保存版】

電話の音:「プルルルルル」、「プルルルルル」
あなた:「はい、お電話ありがとうございます。○○商事の○○です。」
電話の相手:「(英語で)ぺ~ラ、ペーラ」
あなた:(いきなり電話を保留して)「すみません!英語の電話なんですけど…、どなたか出ていただけませんか!!!…」と叫ぶ。

あなたはこのような場面に遭遇した経験はありませんか?

特にプライベートの世界では、コミュニケーションの手段が固定電話から携帯電話へ、さらにメールやSNSに大きく移行してきているものの、会社に入ると各自のデスクの上には電話があって、お客様や取引先からの電話がかかってくる、というケースはまだまだ多いものです。
そして、今や、業種や規模の大小を問わず、英語の電話がかかってくる!という会社も少なくありません。

そこで今回は、英語で電話がかかってきたときに「すみません!英語の電話なんですけど」と叫んで周りの方に助けを求めたものの、誰も代わってくれない事態になっても適切に応対できるようにまとめてみました。
短くて決まった形の表現が多いので、日ごろから口に出す練習をしておくと、いざという時に役立ちます。

ここで取り上げた表現はPDFでもダウンロードしていただけますので、よく使うフレーズは出力してあなたの電話のそばに置くなどしてお役立てください。

ビジネスでの電話はいわば「会社の顔」ですから、スマートな電話応対ができると相手からの会社に対する評価が上がること間違いなしです。
また、あなたの電話対応を見ていた周りの同僚からも一目おいてもらえるチャンスですので、おっくうがらずに是非チャレンジしてみてください!


1.電話を受ける、つなぐ

電話の相手が英語で話してきました。落ち着いて、以下の表現を使って応対してみましょう。

1-1 電話に出る

Good morning / Good afternoon / Hello, [company name].
May I help you?
おはようございます/こんにちは/こんにちは[会社名]です。
ご用件をお伺いします。

1-2 相手の名前と会社名を尋ねる・誰宛の電話か確認する

① 相手の名前を尋ねる
May I have your name(, please)?
お名前をお伺いできますか?

② 相手の会社名を尋ねる
May I have the name of your company, please?
May I ask which company you are with?
会社名をお聞きしてもよろしいでしょうか。

③(あなたの会社の)誰宛の電話なのかを確認する
Who would you like to speak to?
誰宛のお電話でしょうか。

1-3 お待ちいただく

① 電話を保留にして「お待ちください」
One moment, please.
Just a moment, please.
Hold on, please.

(上記いずれも)
少々お待ちください。

② 保留を解除して「お待たせしました」
Thank you for waiting.
Sorry to keep you waiting.
Sorry to have kept you waiting.
お待たせしました。

1-4 電話をつなぐ(自社の担当者につなぐ旨を伝える)

I’ll put you through (to Mr. Yamada ).
I’ll transfer you (to Mr. Yamada ).
Yamadaに代わります。

1-5 担当者が電話に出られないか不在であることを伝える

① 電話中
I’m afraid he/she is on another line right now.
I’m afraid his/her line is busy right now.
恐れ入りますが、ただいま彼/彼女は電話中です。

② 席を外しています
I’m afraid he/she is not at his/her desk right now.
恐れ入りますが、ただいま彼/彼女は席を外しております。

③ 会議中です
I’m afraid he/she is in a meeting right now.
恐れ入りますが、彼/彼女はただいま会議中です。

④ 来客中です
I’m afraid he/she is with a guest right now.
恐れ入りますが、彼/彼女はただいま来客中です。

⑤ 外出中です
I’m afraid he/she is out of the office.
I’m afraid he/she is not in the office.
恐れ入りますが、彼/彼女は外出しております。

⑥ 出張中です
I’m afraid he/she is on a business trip until next Wednesday.
I’m afraid he/she is away on business until next Wednesday.
恐れ入りますが、彼/彼女は来週の水曜日まで出張中です。

⑦ 休暇中です
I’m afraid he/she is on vacation today.
恐れ入りますが、彼/彼女は本日休暇をいただいております。

⑧ すでに帰宅しました
I’m afraid he/she has already left for home today.
恐れ入りますが、本日はすでに帰宅しました。

⑨ 退職しました
I’m afraid he/she has left our company at the end of January.
恐れ入りますが、彼/彼女は1月末で退職しました。

(ワンポイントアドバイス)
*はじめに“I’m afraid (恐れ入りますが)をつけると丁寧な印象を与えます。
*right now/ at the moment (ただいま)、until next Wednesday(来週の水曜日まで)、at the end of January(1月末で)といった「時」の情報を付け加えるとより丁寧な表現になります。

1-6 担当者が不在の時の応対フレーズ

① 電話を折り返させる
Shall I have him/her call you back?
Would you like him/her to call you back?
折り返し電話をするようにお伝えしましょうか。

②(会議等の)終了時間を伝える
It’ll be finished around 3 o’clock.
それ(会議)は3時頃終わる予定です。

③ 戻り時間を伝える
He/She should be back around 4 o’clock
彼/彼女は、4時頃戻る予定です。

④ 戻り時間が不明な時
I’m not sure when he/she’ll be back.
彼/彼女がいつ戻ってくるのか不明です。

He/She will be back this afternoon, but I can’t tell exactly when.
彼/彼女は午後には戻ってきますが、正確にいつかとは申し上げられません。

⑤ 外出先から直帰して戻ってこない時
He/She won’t be coming back today.
本日はこちらには戻ってこない予定です。

⑥「かけ直す」という相手に対して、名前を聞く
(相手)Oh, OK. I’ll call again.
またかけます。

May I tell him/her who called?
お電話をいただいたことをお伝えしましょうか?
(直訳:誰からの電話だったか彼/彼女にお伝えしましょうか)

⑦ 再度、相手のお名前を聞く
May I have your name again, please?
もう一度お名前を伺ってもよろしいでしょうか。

1-7 伝言を受ける

① 伝言を受ける
May I take a message?
Would you like to leave a message?
ご伝言を承りましょうか。

② 伝言を復唱する
Let me repeat (that).
復唱させてください。

So that’s …
…ということですね。

So you would like Mr./Ms. Yamada to call you back
あなたは、Mr./Ms. に折り返し電話をしてほしいということですね。

③ 申し伝えます
I’ll give him/her your message when he/she returns.
戻りましたら、あなたのメッセージを彼/彼女にお伝えします。

I’ll tell him/her you called as soon as he/she returns.
戻り次第お電話をいただいたことを彼/彼女にお伝えします。

1-8 電話を切る

Thank you for calling. Good-bye.
お電話ありがとうございました。

1-9 困った時の便利な表現

① よく聞こえない
I’m afraid I can’t hear you well.
恐れ入ります、よく聞こえないのですが。

② 電波が悪い
I’m afraid we have a bad connection.
恐れ入ります、電波が悪いようです。

③ 何とおっしゃいましたか、と聞き直す
I’m sorry?
Sorry?
Pardon me?
Excuse me?
何とおっしゃいましたか。

④ もっと大きな声でお願いします
Could you speak a little louder, please?
もう少し大きな声でお話いただけますか。

⑤ もっとゆっくりお話しいただけますか
Could you speak a little more slowly, please?
もう少しゆっくりお話しいただけますか。

⑥ もう一度言っていただけますか
Could you say that again (, please)?
Could you repeat that (, please)?
もう一度おっしゃっていただけますか。

⑦ 英語が話せる人に代わってもらう時
I’ll transfer you to an English speaker.
I’ll pass you on to an English speaker.
英語が話せる者に代わります。

⑧ 相手の会社名を尋ねる
May I have the name of your company, please?
May I ask which company you are with?
会社名をお聞きしてもよろしいでしょうか。

⑨ スペルを聞く
How do you spell your name, please?
あなたのお名前はどう綴りますか。

Could you spell your name, please?
あなたのお名前を綴っていただけますか。

(スペルの確認方法)
外国の方のお名前はたとえ、音は聞き取れても、スペルがわからないことがよくあります。そんな時には、スペルを確認しましょう。
スペルの確認には、フォネティックコード(Phonetic Code)を使用します。フォネティックコードとは、通話文の聞き間違いを防ぐために制定された規則です。特にDとE、NとM、IとY、TとPなどは聞き取りにくい場合があるため、T for Tokyo、P for Parisなどの表現で確認します。

フォネティックコードは国や業界などによってそれぞれ使う単語が異なりますが、一例として国名・都市名を使ったものをご紹介します。

フォネティックコード(通話表)

A America J Japan S Spain
B Bombay / Britain K Korea T Tokyo
C China L London U United / Union
D Denmark Mexico V Victory
E England N Norway / New York W Washington
F France O Oslo / Ontario X X-ray
G Germany P Paris Y York / Yorkshire
H Hong Kong / Hawaii Q Queen Z Zebra
I Italy R Rome    

⑩ 該当する名前の社員がいない時
I’m afraid we don’t have a Sano here.
I’m afraid Sano doesn’t work here.
恐れ入ります。こちらにSanoというものはいないのですが。

⑪ 間違い電話
I’m afraid you have the wrong number.
恐れ入ります、おかけ間違えのようです。


2.伝言メモを取る(英語で)

電話をつなぐ上司や同僚が外国人で英語の伝言メモを書くというケースがあるという方もいらっしゃることと思います。
英語の伝言メモに決まった形式はなく、礼儀よりも、必要な情報を簡潔に入れることが大切です。メモを取る時は、次の5点に注意してメモを作成してみましょう。

① 簡潔にまとめる
② 数や人名を正確に書く
③ 時制をはっきりと示す
④ 読む人がわからないような略語や隠語は使用しない
⑤ 自分の名前を署名する

2-1 伝言メモで使える略語一覧

共通語として認識されている略語があります。メモを書く時間の短縮にもなりますので、使ってみましょう。

① 伝言メモで使える略語

略語 意味(英語) 意味(日本語)
ASAP as soon as possible できるだけ早く
cf. compare 比較
c/o care of 気付
dept. department 部、部署
co. company 会社
ex./ext. extension 内線
e.g. for example
mgr. manager 部長、課長
mtg. meeting 会議
min. minute(s)
mo. month
# number 番号
pls. please お願いします
PCB Please call back 折り返し
RSVP Please reply 電話してください
ref. reference 参照
re: regarding ~について
rm. room 部屋
sec. secretary 秘書
i.e. that is つまり
wk. week
w/ with ~とともに
w/o without ~なしに
yr. year, your 年、あなたの

② 曜日に関する略語

略語 意味(英語) 意味(日本語)
Sun. Sunday 日曜日
Mon. Monday 月曜日
Tue. / Tues. Tuesday 火曜日
Wed. Wednesday 水曜日
Thu. / Thurs. Thursday 木曜日
Fri. Friday 金曜日
Sat. Saturday 土曜日

③ 月に関する略語

略語 意味(英語) 意味(日本語)
Jan. January 1月
Feb. February 2月
Mar. March 3月
Apr. April 4月
May May 5月
Jun. June 6月
Jul. July 7月
Aug. August 8月
Sep. / Sept. September 9月
Oct. October 10月
Nov. November 11月
Dec. December 12月

2-2 英語の伝言メモのテンプレート(Microsoft® Wordファイルダウンロード付き)

以下のようなメモのテンプレートを作成しておくと便利です。
Microsoft® Word形式でダウンロードいただけるファイルを用意しましたのでご自由にお使いください。
eigo memo template

(記入例)
To:    Ms. Yamamoto          ←誰宛

From:    Ms. Macpherson         ←誰から
of:     Vancouver Bank         ←会社名

Tel:     070-5276-1392          ←相手の電話番号

                      ←メッセージ
Message:   Please call         □電話してください
       Will call you back      □かけなおす
       Other             □その他

She wants to change tomorrow’s mtg.  ←メモ

to next Tues.

Date:    MM/DD or DD/MM    Time: XX:XX   ←日付 時間
Taken by:     Your name           ←誰が取ったか


3.電話をかける

こちらから英語で電話をかける時の表現をご紹介します。

3-1 英語で電話をかける

① 名乗る
Hello. This is Yamamoto of / from ABC Corporation.
もしもし、ABC社のYamamotoと申します。

② 話す相手を指名する
May I speak to Ms. Smith, please?
Smithさんをお願いできますか。

3-2 相手が不在の時

① かけなおす
I’ll call again later.
もう一度あとで電話します。

② 戻り時間を知りたい
When will he/she be back?
お戻りはいつですか。

③ 折り返し電話をしてもらう
Could you ask him/her to call me (at xxxx-xxxx)?
xxxx-xxxx番にお電話いただけるようお伝えいただけますか。

④ 連絡先を教えてもらう
Could you give me the number to reach him/her?
彼/彼女の連絡先を教えていただけますか。

⑤ 伝言をお願いする
Could I leave a message?
伝言をお願いできますか。

⑥ “~とお伝えください”
-Please tell him/her that …
…とお伝えください。

⑦ 電話があったと伝えてもらう
Just tell him/her I called.
私から電話があったとだけお伝えください。

⑧ 担当者につないでもらう
May I speak to someone who is in charge of [    ] ?
[    ]の担当の方につないでいただけますか。

⑨ 担当の部署につないでもらう
May I speak to someone in the [    ] department?
[    ]部のどなたかにつないでいただけますか。

⑩ 代わりの人につないでもらう
May I speak to someone in the same department?
同じ部署のどなたかとお話できますか。

3-3 国番号・時差

日本から海外に電話をかける時は、多くの場合、相手の電話番号の前に、「国番号」をプッシュする必要があります。また、日本との相手の国との時差にも気を付けましょう。

例えば、日本からアメリカのニューヨークに電話をかける時は、

・NTTコミュニケーションズを利用する場合
0033+010+1(アメリカの国番号)+212他(ニューヨークの市外局番)+相手先の電話番号
・KDDIを使う場合は、下線部を001 010 にしてかけます。

詳細は下記各電話会社のWebサイトをご覧ください。
NTTコミュニケーションズ

KDDI

(注)もしあなたが会社の電話からはじめて国際電話をかけるという場合、法人として特定の電話会社と契約している場合がありますので総務部等電話機の管理を担当している部署にご確認ください。

日本との時差は ー14時間
(日本が午前8時なら、ニューヨークは前日の午後6時)になります。

・国番号、都市名、市外局番、時差が一目でわかる便利な一覧はこちらをご覧ください。

国際電話国番号・時差一覧
引用:中越運送株式会社国際事業部

・また携帯電話を使った国際電話のかけ方については、こちらもご参照ください。
日本→海外、海外→日本、海外→海外それぞれにかける時、
相手が日本の携帯会社のSIMを差しているか、現地の携帯電話会社のSIMを差しているかで、かけ方の違いなど詳しく載っています。

国際電話のかけ方
引用:ANA SFC 修行.COM


4.英語の電話を受ける時の心掛けたい3つのポイント

最後に、これまでにご紹介した表現を使ってあなたが電話を受ける時に心掛けていただきたいポイントを3つご紹介します。

それは
・ゆっくり、はっきり話す
・英語の敬語を使う
・日本語から訳さず、英語の定形表現を使う

です。 それぞれについてご説明します。

4-1 ゆっくり、はっきり話す

電話ではお互いの表情が見えず、先方にとってもこちらの言うことが聞き取りにくくなりますので、「ゆっくり」話すことを心がけましょう。先方は「この人は英語が話せる」と思うとナチュラルスピードで話し始めることもありますので、英語の聞き取りに不安がある方は、あえてゆっくりすぎるくらいの
スピードで話すとよいでしょう。また、発音にこだわるよりも「はっきり」と話すことを意識すると、断然伝わりやすくなります。

4-2 英語の敬語を使う

日常会話とビジネス会話の大きな違いは、表現の丁寧さです。同じ内容を聞く場合でも、単語や
表現を変えることで印象が大きく変わります。例えば、相手の名前を聞く際、”What’s your name?”では、かなりカジュアル、または高圧的な印象を与えてしまいます。フォーマルなビジネス会話では
ちょっと改まった表現、“Could you ~”、“May I ~”、“~, please”などを使うだけで、とても丁寧な印象になります。

4-3 日本語から訳さず、英語の定形表現を使う

日本のビジネスシーンで必ず出てくる「お世話になっております」や「よろしくお願いします」を、英語で何て言うのか、考えたことはありませんか?実はこれに当てはまる英語表現はありません。
また、日本語では謙譲語・尊敬語を使い分けますが、英語では、「部長の佐藤」も「御社の佐藤様」も”Mr. Sato”です。
日本語表現を直訳しようとせず、ここで紹介した英語の定型表現を使いましょう。
そのほうが断然相手にも伝わりやすいですし、繰り返し使うことで次第に英語の電話応対がスムーズになってくることを実感していただけると思います。


5.電話応対の基本パターン(Conversation Tree)(PDF)

電話を受けてから切るまでの流れとここで紹介した基本表現を1枚にまとめた「電話応対の基本パターン(Conversation Tree)」を作成しました。
PDFファイルでダウンロードしていただけます。出力して電話の近くに置くなどご自由にお使いください。
【電話 英語 ビジネス別紙】5英語で電話応対の基本パターン


6.まとめ

いかがでしたか。

今回はまず英語で電話を受けてから切るまで、以下の場面別に使える表現をご紹介しました。
・電話に出る
・相手の名前と会社名を尋ねる・誰宛の電話か確認する
・お待ちいただく
・電話をつなぐ
・担当者が電話に出られないか不在の時
・伝言を受ける
・電話を切る

次に、英語でメモを取る時に使える略語と伝言メモのテンプレート
さらに、電話をかける時の表現、国際電話のかけ方、国番号・時差についてご紹介しました。

そして最後に英語の電話を受ける時に心がけたい3つのポイントをお伝えしました。

あなたが英語の電話にスマートに応対できることで周りから注目され、頼りにされる日が近いうちにくることを願っています。

参考文献:TAC株式会社 法人英語研修教材「英語で電話応対」

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