伝わる!使える!ビジネス英語のお知らせ&通知メール文例集10選

こんにちは! イングリッシュモチベ―ターの宇野魁人です。

仕事で、英語を話す機会はまだ限られているけれど、英語でメールをやり取りする機会が徐々に出てきて、数行のメールを送るなら何とかなるものの、内容がまとまった「お知らせ」を英語で作成するにはハードルが高いこのような英文Eメールをどう書こうかと悩んでいたらあっという間に1~2時間経過していたというご経験はありませんか。

そこで今回は、ビジネスシーンで頻度が高い10通の「お知らせ」の英語でのテンプレートをご紹介します。

<社外編>
・新商品発売のお知らせ
・価格変更のお知らせ
・商品発送のお知らせ
・在庫切れのお詫び
・営業担当者変更のお知らせ
・不在通知
・サーバーメンテナンスのお知らせ
・Webサイトリニューアルのお知らせ

<社内編>
・ミーティング開催のお知らせ 
・健康診断開催のお知らせ

それぞれのテーマのテンプレートに加えて、同じ話題でそれ以外に例文集もお付けしていますので、これらをご活用いただくことで、あなたの英文Eメールの作成時間を大幅に短縮できる、そのお役に立てれば幸いです。

それではご一緒に見ていきましょう。


1. 社外編

まずは取引先など社外向けの下記「お知らせ」の文例から順にご紹介します。

1-1. 新商品の発売のお知らせ

新商品の発売をお知らせ文のテンプレートと、よく使われる例文をご紹介します。

①テンプレート

(英文)

Dear Mr. Goodman,

We are happy to announce that we shall be officially launching the new model of Smartphone, VO-model at the start of the next month. The weight of the material has also been improved and it feature water proof. We believe this new series will be favored by our customers.

For more information, please check our web site below

Sincerely yours,
Kato Masayoshi

(訳)

Goodman様

来月の頭より正式に新商品である断熱ボードの新製品O-modelを販売することが決まり、大変喜ばしいです。材質重量もまた改善され、防水であることが特徴です。この新シリーズがお客様からご好評をいただけると確信しております。
詳しくは、下記の弊社のウェブサイトをご覧ください。

敬具
加藤 正義

② 「新商品発売」のお知らせで使える例文集
上記以外に、新商品発売のお知らせの中でよく使われる「発売」、「提供する」、「販売」を意味する単語を使った例文を順にご紹介します。

・「発売」を意味する release, launch, offerを使った例文
「発売」を意味する単語としてよく使われるのは、日本語でも使う“release(リリース)”、“launch”、そして“offer”があります。

まず、releaseは「解放する、放つ」という意味もあるようにそれまで消費者には見えない段階にあったものが消費者の手に渡るといったイメージの単語です。

(releaseを使った例文)
This new product will be released next week.
(この新商品は来週発売される予定です。)

次にlaunchは「(ミサイルなどを)発射させる、(政界などに人を)送り出す」という意味を持つ単語です。releaseは単に発売することを指すのに対し、launchはこれまでとは全く異なる新しいものを世に発表するといったニュアンスを含む点が異なります。

(launchを使った例文)
We will launch two new products.
(当社は2つの新商品を売り出します。)

最後にofferは「提供する」という意味の単語です。

(offerを使った例文)
We offer you a new product.
(皆様に新商品をご提供します)

・「販売」を意味するsaleを使った例文
販売というと“buy”を思い浮かべる方もいらっしゃるかもしれませんが、saleを使って表現することができます。“be on sale”は「発売中である」“go on sale”は「発売になる」という意味になります。また「市場に出る」という意味で“be put on the market”を使用することもできます。それぞれの例文をご紹介します。

(saleを使った3つの例文)

This new product is on sale now.
(この新商品は現在発売中です。)

This new product will go on sale soon.
(この新商品は近日中に発売される。)

This new product will be put on the market early next year.
(新型は来年はじめ市販される見込みです。)

ワンポイントアドバイス
新商品をお知らせする機会は、ビジネスの現場ではよくあることです。上司からお知らせしておいてと言われたときに、とっさにご紹介したフレーズを使ってメールを作ることができれば、きっとあなたへの評価が上がるはずです。そして余裕が出てきたら、毎回同じ単語とフレーズばかりを使うのではなく、今回は“release”、次回は“be on sale”など単語やフレーズを入れ替えて書いてみましょう。

1-2. 価格変更のお知らせ

価格変更のお知らせ文のテンプレートとよく使われる例文をご紹介します。

① テンプレート

(英文)

Dear Ms. Patricia Wong,

Regrettably, we must inform you about the price hike regarding our existing product model O-112. Due to an increase of a raw material , our supplier decided to raise the price for this product by 20%.

We have been working to reduce our initial cost by improving logistics and delivery process but at this rate, there is no other way than to ask for price hike.

Thus, we would like to inform the price change from next month. We appreciate your understanding in this issue.

Sincerely,
Inoue Shunji

(訳)

Patricia Wong様

残念なことに、私達の既存の商品であるO-112の値上げをお願いせねばならなくなりました。原料価格の上昇に伴い、サプライヤーが価格を20%値上げいたしました。

原価を低減するため、物流や配送の工程改善にも取り組んでいましたが、値上げをお願いする以外に方法がなくなっております。

このため、来月より下記のとおり値上げいたしたくお願い申し上げます。ご理解のほどお願い申し上げます。

井上 俊二より

②「価格変更のお知らせ」で使える例文集
上記以外に「価格変更のお知らせ」の中でよく使う「変更」「更新する」「~という条件で」を使った例文を順にご紹介します。

・「変更」を意味するchange、reviseを使った例文
1つ目は皆さまのよく知っている“change”です。「変える、変更する」という意味を持ちますので、“change the price”で「価格を変更する」のように使います。

(changeを使った例文)
We would like to inform you that we will change the price of our main product, YZ-123.
(弊社の主要製品であるYZ-123の価格を変更することになったので、お知らせ致します。)

次に“revise”ですreviseには「改訂する、修正する」という意味があります。名詞のrevision「改訂、修正」もよく使われます。単に変更を意味するchangeと違い、reviseは新しい情報に基づいて修正するという意味を持つ単語です。

(reviseを使った例文)
We are regretful to announce that we have been forced to revise prices manufactured by Mitaka Ltd. due to price increase of materials.
(大変申し訳無いのですが、原材料の価格上昇のため、ミタカ社の商品に関して価格改定を実施致します。)

・「更新する」を意味するupdateを使った例文
この“update”も知っておいていただきたい単語の一つです。日本語でも「アップデート」と言いますが、その言葉の通り「更新する」という意味です。上記のreviseに比べると最新の状態にするというニュアンスが強い単語です。

(updateを使った例文)
This is with no pleasure that I must inform you that we updated the prices of our main product, CB-X.
(大変心苦しい限りでございますが、この度弊社の主製品であるCB-Xの価格を更新することになったことをお知らせ致します。)

・「~という条件で」を意味するbe subject toを使った例文
最後にもう一つ。価格に関するお知らせにはよく“This price is subject to change without notice.”などと書かれていることがあります。“be subject to〜”で「〜という条件で」と習った記憶のある方もいらっしゃるかもしれませんが、つまりこの文の意味は「この価格は予告なく変更される可能性があります。」という注意書きです。

ワンポイントアドバイス
特に、値上げのお知らせは、切り出しにくいテーマですね。それによって競合にシェアを奪われたり、契約の打ち切りになったりするリスクも出てきます。そのくらい大事なお知らせですので、適切な単語を使用して相手に誤解を与えないことを心がけましょう。

1-3. 商品発送のお知らせ

「商品発送のお知らせ」のテンプレートと、よく使われる例文をご紹介します。

① テンプレート
(英文)

Dear Ms. Patricia Wong,

We are pleased to inform you that your order was shipped out by DETEC today, September 15. The estimated arrival date is September 25th.

Please find the attached invoice to this mail and complete your payment within 10 days of receiving your order.

For more information, please visit https://www. detec.com/ and check your order’s status using the tracking number. Your tracking number is: 0012384.

Should you have any questions or problems concerning the order, please let us know.

Sincerely,
Inoue Yuriko

(訳)

Patricia Wong様

本日9月15日、DETEC便にて、ご注文の品を発送しましたことをお知らせいたします。配送予定日は9月25日です。

本メールに添付されております送り状をご確認の上、ご注文の品を受け取りましたら10日以内にお支払いを完了してください。

https://www.detec.com/にアクセスして、追跡番号を入力いただければご注文状況が調べられます。お客様の追跡番号は0012384です。

ご不明な点やお困りの点がございましたら、どうぞご連絡ください。

井上百合子より

②「商品発送のお知らせ」で使える例文集
商品発送のお知らせでよく使われる「注文された商品」、「発送」、「発送する」を意味する単語を使った文例をそれぞれ順にご紹介します。

・「注文された商品」を意味するorderを使った例文
注文を受けるとその注文された商品を発送しますよね。1-1でご紹介したように「商品」は“product”ですが、注文された商品のことは「注文」を意味する“order”をよく使います。「発送する」は “send”が使えますね。したがって、“send your order”で「注文された商品を送る」という意味になります。

(「注文された商品」を意味するorderを使った例文)
We will send your order to Tokyo branch.
(あなたのご注文を東京支社にお送りいたします。)

・「発送する」を意味するship、dispatch, forwardを使った例文
次に“ship”です。shipと聞くと名詞の「船」を思い浮かべる方が多いと思いますが、その船を使って商品を運ぶところから、“ship your order”で「商品を発送(船積み)する」の意味になります。そしてこのshipは、航空便など船以外の手段で発送する場合でも使います。

(shipを使った例文)
As soon as we ship your order, we will contact you again.
(注文品を発送したらすぐに再度ご連絡いたします。)

他に使われるのが“dispatch”や“forward”という単語です。dispatchは「発送する、(人を)派遣する」という意味も持ち、forwardは「郵送する、転送する」という意味です。dispatchは発送するという意味ですので、“Your order was dispatched.”=「ご注文の商品は発送されました」という受動態の形も覚えておきましょう。

(dispatchを使った例文)
Goods are normally dispatched within 24 hours.
(商品は基本的に24時間以内に発送されます。)

forwardは郵送という意味もありますが、メールを転送するときなどにも使われていますね。

(forwardを使った例文)
We will forward this item to you as soon as possible.
(できるだけ早くこの商品をお送りいたします。)

ワンポイントアドバイス
“発送する”という単語だけでも様々な単語があることがおわかりいただけたと思います。上記の単語はすべてビジネス上よく使われる単語なので、それぞれの意味を正確に理解して使い分けましょう。

1-4. 在庫切れのお詫び

「在庫切れのお詫び」のお知らせ文のテンプレートと、よく使われる例文をご紹介します。

① テンプレート

(英文)

Dear Mr. Goodman,

Thank you for your inquiry regarding the availability of Smartphone-Z, but I regret to inform you that the Smartphone-Z is out of stock due to discontinuation and stock-out.

We will have some of our distributors quote any alternative product of Smartphone-X model to you.
We appreciate your understanding.

Sincerely,
Masayoshi Kato

(訳)

グッドマン様

弊社のスマートフォンZに関するお問い合わせをいただきありがとうございます。しかし製造中止と在庫切れのため、 スマートフォンZは供給できないことをお伝えしなければなりません。

我々は代替物のスマートフォンZ モデルの代理店見積を、あなたに提示します。
ご理解の程、よろしくお願い申し上げます。

加藤正義より

② 在庫切れのお詫びのお知らせでよく使う「在庫切れ」「売り切れ」「お詫び」を意味する単語を使った例文集

・「在庫切れ」を意味するout of stockを使った例文
では、注文された商品の在庫がなく、発送できない場合はどうでしょうか。まずは「在庫切れ」という表現。「在庫」は英語で“stock”ですので、“out of stock”を使うと「在庫切れ」という状態を表すことができます。

(out of stockを使った例文)
This new model is out of stock.
(この新しいモデルは在庫切れです。)

・「売り切れ」を意味するsold outを使った例文
もう一つ、在庫切れということは売り切れてしまったという場合が多いはずです。「売り切れ」という“sold out”という単語も知っていて損はありません。最近はネットショッピングも増えたので、sold outという言葉を見たことのある方も多いかもしれません。「完売してしまった」ということですね。

(sold outを使った例文)
This product has been sold out.
(この商品は売り切れです。)

・「お詫び」を意味する“be sorry for~ “, “apologize”を使った例文
お詫びをする時はbe sorry for〜(〜をお詫びします)あるいは、“apologize”=「謝罪する」という単語を使ってapologize for〜を使います。さらに “deeply”や“sincerely”を加えると「心よりお詫び申し上げます」というより強いお詫びの気持ちを伝えることができます。

■例文

We are (deeply, sincerely) sorry for this stock-out.
((誠に)申し訳ございませんが、現在品切れでございます。)

We (deeply, sincerely) apologize for stock-out of our product.
((誠に)申し訳ございませんが、現在品切れでございます。)

“stock-out”=「欠品」“out of stock”のoutとstockを合わせた語です。

万一ご注文いただいた商品がない場合、スムーズにお客様に状況を説明できるよう、上記のフレーズをすぐに使えるようにしておきましょう。ちなみにapologizeは動詞も名詞も同じ形ですので、“my apologize for〜”で「〜に対するお詫び」と表現することもできます。

1-5. 営業担当者変更のお知らせ

「営業担当者変更」のお知らせ文のテンプレートと、よく使われる例文をご紹介します。

①テンプレート

(英文)

Dear Ms. Patricia Wong,

I would like to inform you that Mr. Sato will be a new person in charge of your company as of September 1, 20XX.

We would appreciate it if you could send all related emails to Mr. Sato going forward
Due to the organization change, I will be transferred to the Marketing department as a Director.

I will continue to support for a while, thank you in advance for your continued cooperation.

I hope that I will have the chance to work with you and your company soon again

Sincerely,
Uno Hiroshi

(訳)

Wong様

20XX年9月1日より、佐藤が新たに御社の担当者となることになりました。
以後は関連メールにつきましては、佐藤宛にお送りいただきますようお願い申し上げます。
組織編成により、当方は本部長としてマーケティング部に異動することになりました。
当面はサポートしてまいりますので、今後ともご協力をお願い致します。
この場をお借りして、これまでの御社のご愛顧に感謝申し上げます。

宇野 宏より

② 「担当者変更」のお知らせでよく使う「担当者」「(仕事を)引き受ける、請け負う」を意味する単語を使った例文集

「担当者」を英語で言おうとするとすぐに出てこないという方も多いと思います。まず「〜を担当している」という表現は「be in charge of〜」を使いますので「私は営業を担当しています。」と言いたいときは”I’m in charge of sales.”と言います。ちなみに「担当者」は英語で“Person In Charge”でそれぞれの頭文字をとって“PIC”とも言い、このPICは会話でも“ピー・アイ・シー”と言って使われます。変更はchangeを使えば表現できますので、これで担当者変更のお知らせも問題なく言えそうですね。

(person in charge of ~を使った例文)
I would like to inform you in advance that there will be a change in the person in charge (PIC) of this project next month.
(あらかじめお知らせしたいのですが、このプロジェクトの担当者が来月変わります。)

もしくは、「(仕事を)引き受ける、請け負う」という意味の“undertake”を使って“person undertaking〜”で「〜を担当している人」というニュアンスを表すこともできます。

(undertakeを使った例文)
Mr. Goodman will undertake all of sales task instead of Mr. Kato
(今後は、加藤に変わって、グッドマンが営業に関する仕事を引き受けます。)

ワンポイントアドバイス
会社で担当者が変更になることはよくあることです。お客様の迷惑にならないように、迅速にお知らせしましょう。

1-6. 不在通知

「不在通知」のお知らせ文のテンプレートと例文をご紹介します。

①テンプレート
(英文)

Dear Mr. Goodman,

Thank you for your email. I will be out of the office for business trip during the week of September 21th and return on the 27th.

I will be checking email periodically and will respond to messages as promptly as possible.
For urgent enquiries, please contact detec@abc.com

Sincerely,
Kato Masayoshi

(訳)

グッドマン様

ご連絡ありがとうございます。9月21日の週は不在にしており、27日に出社予定です。
定期的にメールを確認し、できるだけ早く返信するようにします。
お急ぎのご用件は、detec@abc.comにご連絡をお願いいたします。

加藤正義より

このような文書はメールの自動返信などで使用しているという方も多いのではないでしょうか。休暇や出張などで不在にしていることを取引先などに伝えなければならない場合も多いですよね。

② 不在通知でよく使う away, be out of office, untilを使った例文集
「不在にしている」は“away”がよく使われます。“I will be away.”で「不在にします」という意味になります。「事務所にいません」ということであれば“I will be out of the office.”と言います。be out of officeの代わりに休暇や出張という不在になる理由を書いて“I will be on vacation (business trip).”という表現も使えます。

ワンポイントアドバイス
クライアントやビジネスパートナーに事前に休暇を知らせておくことは、ビジネスパーソンとしての常識です。急遽出張が決まって、急いで「不在通知」をしなければならなくなった時でも、すぐに連絡ができるように上記のフレーズをいつでも使えるようにしておきましょう。 ここでご紹介した表現は、あなた自身が不在の時だけでなく、上司や同僚が不在の時に、あなたが対応することになった場合にも、He(She) is away today.(彼(彼女)は本日不在にしております)のように使うことができます。メールだけでなく電話で応対する時にも使えますね。そして不在通知には、あなたがいつ帰ってくるのかを必ず入れましょう。不在の期間を伝えるには上記テンプレート以外の表現としては、“until”を使ってI will be away until 1st January.(私は1月1日まで不在にしています。)のように書くことができます。

1-7. サーバーメンテナンスのお知らせ

「サーバーメンテナンス」のお知らせ文のテンプレートと例文をご紹介します。

①テンプレート
(英文)

To whom it may concern,

We would like to inform you that we will be performing our regular server maintenance on Sep. 20 (Sun) from 11:00pm to 15:00om

If you have a problem, please contact the IT department.

We are very sorry for this inconvenience.
Thank you for your understanding.

Sincerely,
Masayoshi Kato

(訳)

関係者各位

9月20日午後11時から15時まで、サーバーのメンテナンスを実施致します。

もし、何か問題がございましたら、IT部門までご連絡ください。

ご迷惑をおかけして申し訳ございません。ご理解のほどよろしくお願いいたします。

加藤正義より

② 「サーバーメンテナンス」のお知らせでよく使う「(サーバーメンテナンス)が行われる」、「(ウェブサイトが)閉じる」、「メンテナンス中」を意味する表現を使った例文集

「サーバーメンテナンス」は英語でもそのまま“server maintenance”と言います。またメンテナンスが「行われる」という表現には“be carried out”や“be performed”が使われます。

(be carried outを使った例文)
We would like to announce that server maintenance will be carried out on December 12 from 1pm to 3pm.
(12月12日、午後1時から午後3時まで、サーバーのメンテナンスを実施することをご連絡致します。)

サーバーメンテナンス中は、ウェブサイトが「閉じる」状態になることを強調したい時は“be closed”や“be stopped”という表現を使います。

(be closedを使った例文)
Our website will be temporarily closed for server maintenance on March 12 from 6pm to 9pm.
(弊社のウェブサイトはサーバーメンテナンスのため、3月12日の午後6時から9時に一時的に閉鎖されます。)

「メンテナンス中」という状態を表すには“under maintenance”と前置詞を使って表現することもできます。

(under maintenanceを使った例文)
All computers in our company are currently under maintenance until 9 am today.
(社内のすべてのパソコンは本日の午前9時までメンテナンス中である)

このお知らせで最も大切なことは、どの期間でメンテナンスが行われるのかということです。“from ~to~”や“until”を使って時間や期間を明記しましょう。

1-8. ウェブサイトリニューアルのお知らせ

では、メンテナンスではなくリニューアルするときはどうでしょうか。すでに日本語にもなっている“renewal”は「更新」という名詞ですが、動詞の“renew”を使うと簡単です。

① テンプレート
(英文)

To may whom it may concern,

I would like to inform you we have our website renewed to make it more convenient for customers.

Due to this renewal, all services on our website will be shut down during the following date and times:

September 2nd, 20XX (Sunday) 10:00 a.m.-2:00 p.m.

Should you have any questions concerning the renewal, please feel free to contact IT department at the below phone number or e-mail address.

Phone number: 123-456-7890
E-mail address: detec@abc.com

We apologize for any inconvenience this may cause you. Thank you for your understanding.

Sincerely yours,

(訳)

関係者各位

お客様のさらなる利便性向上のため、当社のウェブサイトをリニューアルいたします。

このウェブサイトのリニューアルのため、全てのウェブサイト上のサービスは次の日時の間ご利用になれません。

20XX年9月2日(日曜日)午前10時~午後2時。

本リニューアルに関して何かご質問がございましたら、お気軽に下記に記載のIT部門の電話番号か、Eメールアドレスへご連絡ください。

電話番号:123-456-7890
Eメールアドレス:detec@abc.com

ご迷惑をおかけして申し訳ございません。ご理解のほどよろしくお願いいたします。

②例文集

(renewalを使った例文)
We are pleased to announce the renewal of our website on Sep 7, 20XX.
(20XX年9月7日にて、弊社のウェブサイトのリニューアルを実施することをお知らせ致します。)

(redesignを使った例文)
デザインし直すというニュアンスの“redesign”を使ってみても良いですね。

We would like to inform you that we will redesign our company’s Website next month.
(来月に我社のホームページを設計し直すことをお知らせ致します。)

ワンポイントアドバイス
もしもあなたが、上司の方から会社のホームページをリニューアルした時のお知らせを書いて欲しいと言われたら、さてどう書くか、日本語でもついつい考えすぎてしまうのではないでしょうか。しかも英語で、と言われたらなおさらだと思います。「お知らせ」の原稿を書くのに悩んで時間をかけ過ぎないように、ここでご紹介した文例やフレーズを是非ご活用ください。re-newやre-designという単語は「再び」という意味などを表すreという接頭辞がついた単語で、このように接頭辞のついた単語はそれひとつで意味が簡単に伝わります。積極的に覚えて、使っていきましょう。


2. 社内編

続いて社内向けのお知らせのテンプレートを2種類ご紹介します。

2-1. ミーティング開催

①テンプレート
(英文)

To whom it may concern,

I would like to set up the meeting to finalize the concept for the new product by the end of this month. Attendance is mandatory for all the staff related to Marketing department.

I’ve booked the meeting room from 3 pm to 4 pm on Fri 20rd as it seems everyone is available at the time.
I hope it that works for you. If you have specific reason that you cannot come, please contact me by next Wednesday.

If you would like to invite any additional people, please let me know

Sincerely,
Masayoshi Kato

(訳)

関係者各位

今月末までに新製品のコンセプトの最終決断を下すために、ミーティングを開催したいと思います。マーケティング部のスタッフは全員出席するようお願い致します。

全員予定が空いているようだったので、20日(金)の午前10時~11時にミーティングを設定しました。
問題がなければよいのですが、もしどなたかご都合の合わないときはお知らせください。
他にお誘いしたい方がいましたらお知らせください。

加藤正義より

②「ミーティング開催」のお知らせでよく使うhold, haveを使った例文集
ビジネスで非常によく使うミーティング(meeting)という単語。meetingはある程度規模の大きい会議にも使えますし、少人数の打ち合わせにも使うことができます。そしてミーティングを「行う」と言う動詞には“hold”を使うことができますが、単に“have”を使うこともできます。大事なことはミーティングの内容と時間、場所。どこで何時から、何についてのミーティングを行うのかということを明記するようにしましょう。

(hold, haveを使った例文)
I would like to hold a meeting to discuss your proposal on April 7(Wed) .
(あなたの提案について議論するために、4月7日(水)に会議を催したいと思います。)

We are holding a meeting on Sep. 20 at 11:00am to discuss the name of our new product.
(新商品の名前を議論するために、9月20日午前11時にミーティングを開く予定です。)

ワンポイントアドバイス
社内の担当者やクライアントとの打ち合わせが決まったら、関係者には速やかにミーティング開催に関するお知らせを送る必要があります。「お知らせ」作成の時間を少しでも短縮できるように、ご紹介したテンプレートやフレーズを組み合わせて、繰り返し使えるあなたオリジナルのテンプレートを作っておくと便利です。

2-2. 健康診断開催

①テンプレート

(英文)

To whom it may concern,

I would like to announce that annual health check will be carried out next month. All of employees are required to take medical checkup for your health.
Please check the detail below

■the detail of annual medical checkup
Object:all full time employees, contract worker
Date:December 13, 20XX
Venue:Seattle hospital
Inspection item:medical questionnaire, physical exam, eye exam, hearing test, blood pressure measuring
NOTE:
・Please bring employee’s ID card

Thank you for your attention.

Sincerely
Masayoshi Kato

(訳)

関係者各位

定期健康診断を、下記の要領にて実施します。
皆様、必ず受診するようお願い致します。

■定期健康診断の詳細
対象:全社員、契約社員
日時:20XX年10月13日(金)
場所:シアトル病院
検査項目:問診票記入、身体測定、視力・聴力検査、血圧測定
備考:
・当日は社員証を持参してください。

上記につきまして宜しくお願い申し上げます。

② 「健康診断」を意味する単語を使った例文集

Health maintenance is required to get on board the plane.
(飛行機に乗るのに健康診断は必要です。)

All of new employees regularly need to take a medical checkup.
(新入社員は全員定期的に健康診断を受ける必要があります。)

健康診断を開催する、と言いたい時は2-1のミーティングの開催と同じようにholdやhaveを使って表現することが可能です。「健康診断」も会議のお知らせと同様、時間の場所を明記することが最も大切です。


3. 終わりに

日本語に比べると英語の文書やメールは無駄がなく、大事なことがしっかり相手に伝わるよう結論から端的に書かれています。いきなり英語で書き始めるのが難しいと感じる方は、まず日本語で全文作ってしまってそれを英訳するよりも、何が伝えたい内容なのかを日本語で列挙にして、それを英語に直してみても良いかもしれません。

ビジネス英文Eメールは、難しいとお感じの方も多いと思いますが、実は今回ご紹介した「お知らせ」に関することなど、ビジネスで遭遇する場面は限られています。同じ場面に何度も遭遇し、その都度同じ表現を使って書くことで次第に慣れてきて、そのうち「またこのパターンだ」という感じになってくるはずです。そうなると自信がついて、何度も書いているからそれを話すことも容易になってきます。今回ご紹介した表現をあなたがお勤めの業界でよく使われる表現や単語と入れ替えて覚え、それを繰り返し使ってみてください。

英語メールの書き方全般については「これで安心!失礼にならない英語メール定型表現集!」もご参照いただけましたら幸いです。


4. まとめ

いかがでしたか。

今回はビジネスでよく使われる「お知らせ」について以下10種類のテンプレートと例文をご紹介しました。

<社外編>
・新商品発売のお知らせ
・価格変更のお知らせ
・商品発送のお知らせ
・在庫切れのお詫び
・営業担当者変更のお知らせ
・不在通知
・サーバーメンテナンスのお知らせ
・Webサイトリニューアルのお知らせ

<社内編>
・ミーティング開催のお知らせ 
・健康診断開催のお知らせ

これらのテンプレートと例文をご活用いただき、必要な時に時間をかけずに英語の「お知らせ」が書ける、そのお役に立てれば幸いです。

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